Istilah 'alat pengurusan projek' merujuk kepada alat yang membantu pasukan atau individu untuk mengatur dan mengurus tugas dan projek mereka dengan lebih baik. Ini bukan untuk pengurus projek sahaja. Alat ini menyediakan pelbagai penyesuaian yang menjadikannya berguna untuk semua jenis pasukan. Mereka membantu dalam merancang, bekerjasama, mendokumentasikan dan menilai pelbagai projek yang ada.
WBS lwn Rancangan Projek
Perbezaan antara WBS dan Rancangan Projek ialah WBS mengambil kira keseluruhan projek. Sebaliknya, rancangan projek mengambil kira sebahagian kecil daripada keseluruhan projek. Pada asasnya, WBS membahagikan projek kepada bahagian-bahagian kecil. Bagi setiap bahagian ini, rancangan projek dibuat.
WBS bermaksud struktur pecahan kerja. Ia membentuk teras perancangan projek dan digunakan oleh pengurus projek untuk membahagikan projek utama kepada bahagian yang lebih kecil. Dalam hal ini, kerja diwakili secara hierarki dan visual untuk memahami kerja di tangan dengan lebih baik. Projek ini boleh dibahagikan kepada projek separa, pakej kerja dan penghantaran.
Pelan projek memberikan rangka kerja yang luas yang bertindak sebagai asas kepada semua perancangan selanjutnya. Ia adalah dokumen yang dibuat dengan alat pemprosesan perkataan dan diluluskan secara rasmi. Kegunaan utamanya adalah untuk mendokumentasikan andaian perancangan dan memudahkan komunikasi di kalangan pelbagai pihak berkepentingan projek. Ia juga mengandungi ilustrasi untuk membantu dalam visualisasi aspek utama.
Jadual Perbandingan Antara WBS dan Rancangan Projek
| Parameter Perbandingan | WBS | Pelan projek |
| Skop | Berurusan dengan keseluruhan projek | Berurusan dengan bahagian projek yang lebih kecil |
| Perintah penciptaan | Sebelum projek itu diluluskan | Selepas kelulusan projek |
| Tujuan penciptaan | Menunjukkan skala projek dan kosnya | Untuk menetapkan jadual waktu praktikal untuk penciptaan setiap bahagian |
| Fokus | Ia memberi tumpuan kepada keseluruhan bajet. | Ia memberi tumpuan kepada kos untuk setiap bahagian projek untuk kekal dalam bajet |
| Jenis alat | Alat berorientasikan hasil | Alat berorientasikan tindakan |
Apakah WBS?
Struktur Pecahan Kerja ialah teknik produktiviti biasa yang membantu menjadikan kerja di tangan lebih mudah didekati dan diurus. Ia memecahkan kerja kepada bahagian yang lebih kecil dan berfungsi sebagai dokumen pengurusan projek yang sangat berguna. Ia sahaja menyepadukan kos, skop dan jadual untuk keseluruhan projek.
WBS ditakrifkan oleh Institut Pengurusan Projek (PMI) sebagai penguraian kerja berdasarkan hierarki yang akan dilaksanakan oleh pasukan pengendalian projek. Ia terdiri daripada dua jenis: 1. Berasaskan penghantaran dan 2. Berasaskan fasa. Yang pertama adalah pendekatan yang paling disukai dan biasa juga.
WBS menguraikan projek utama kepada projek separa, pakej kerja dan penghantaran. Pakej kerja adalah sebahagian daripada tahap perancangan terendah yang diberikan kepada individu. Pelbagai pakej kerja bersama-sama membentuk penghantaran yang seterusnya bergabung untuk membentuk sebahagian projek yang akhirnya membentuk projek akhir.
Kegunaan utama WBS adalah sebagai alat perancangan untuk membantu pasukan dalam merancang dan mengatur skop projek dengan penghantaran. Ia bertindak sebagai alat untuk memantau dan mengawal projek. Pelbagai alat perisian membantu dalam kejayaan penciptaan WBS. Ia dibuat sebelum rancangan projek.
Apakah Rancangan Projek?
Pelan projek mentakrifkan secara terperinci matlamat dan objektif, cara mencapainya, sumber yang diperlukan, garis masa yang berkaitan dan belanjawan untuk menyelesaikan perkara yang sama. Ia juga mentakrifkan siapa yang akan bertanggungjawab untuk pekerjaan tertentu. Ia biasanya terdiri daripada senarai sumber, pelan risiko, penyata kerja dan jadual projek.
Ia memegang peranan yang sangat penting dalam kejayaan menyiapkan mana-mana projek. Ia mengandungi semua maklumat yang diperlukan dan dengan itu membimbing projek pada setiap langkah. Ia juga menyatakan dengan jelas tugas dan tanggungjawab setiap pemegang kepentingan. Ia membantu dalam mendapatkan kejelasan dan menyingkirkan projek daripada sebarang kekeliruan yang mungkin timbul pada masa hadapan.
Ia mengandungi keseluruhan skop projek yang meliputi penghantaran, keperluan dan masalah perniagaan, objektif, dan pencapaian utama projek. Penyokong utama rancangan projek adalah seperti berikut:
Ia adalah hasil akhir semua usaha perancangan, meliputi secara terperinci setiap bahagian kecil projek. Pelan projek yang ditakrifkan dengan baik membantu dalam kejayaan penyiapan dan pelaksanaan projek yang lancar. Oleh itu, banyak masa dibelanjakan oleh pengurus projek untuk perkara yang sama.
Perbezaan Utama Antara WBS dan Rancangan Projek
- Struktur Pecahan Kerja pada asasnya berkaitan dengan projek secara keseluruhan dan menguraikan projek kepada pelbagai bahagian kecil. Sebaliknya, pelan projek memberikan perincian yang komprehensif tentang setiap bahagian ini.
- WBS dicipta sebelum rancangan projek. Sebaliknya, pelan projek sentiasa dibuat selepas WBS dibuat dan diluluskan.
- WBS menunjukkan skala dan kos keseluruhan projek manakala rancangan projek menyediakan skala dan kos untuk setiap bahagian projek.
- WBS memberikan belanjawan untuk keseluruhan projek dan rancangan projek membantu dalam memastikan setiap bahagian mematuhi perkara yang sama.
- WBS ialah alat berorientasikan hasil manakala rancangan projek adalah berorientasikan tindakan.
Kesimpulan
Kedua-dua WBS dan pelan projek membantu dalam memberikan pendekatan saintifik untuk kejayaan menyiapkan projek dan menjadikannya kos efektif. Alat ini memainkan peranan penting dalam pengendalian projek yang berjaya. Walaupun ia salah dianggap sebagai perkara yang sama, terdapat perbezaan yang berbeza antara keduanya.
Dalam WBS, matlamat setiap bahagian adalah untuk mengandungi komponen yang diperlukan di bahagian atas. Dalam rancangan projek, setiap proses perlu dilakukan dalam tempoh masa yang terhad dan jika ia tidak dibuat dengan betul, maka ia akan memberi kesan yang teruk kepada projek. Pada asasnya, tumpuan utama keputusan WBS manakala rancangan projek berkenaan dengan tindakan.
